Hoe workflow automatisering uw bedrijf geld kan besparen

De verborgen kosten van handmatige processen

In veel bedrijven worden dagelijks talloze uren besteed aan repetitieve, handmatige taken. Of het nu gaat om het invoeren van gegevens, het verwerken van facturen, het goedkeuren van verlofaanvragen of het genereren van rapporten - deze taken kosten niet alleen tijd, maar ook geld. Volgens onderzoek besteedt de gemiddelde werknemer tot 40% van zijn tijd aan routinematige taken die in principe geautomatiseerd kunnen worden.

Deze verborgen kosten manifesteren zich op verschillende manieren:

• Directe arbeidskosten voor het uitvoeren van repetitieve taken
• Opportuniteitskosten: tijd die niet besteed kan worden aan waardetoevoegende activiteiten
• Foutkosten door menselijke vergissingen
• Vertragingskosten door inefficiënte processen
• Motivatiekosten: medewerkers raken gedemotiveerd door saai, repetitief werk

Wat is workflow automatisering?

Workflow automatisering is het proces waarbij handmatige, repetitieve taken worden vervangen door geautomatiseerde systemen. Dit kan variëren van eenvoudige automatisering, zoals het automatisch doorsturen van e-mails op basis van bepaalde regels, tot complexe procesautomatisering waarbij meerdere systemen naadloos samenwerken zonder menselijke tussenkomst.

Moderne automatiseringstools maken gebruik van technologieën zoals Robotic Process Automation (RPA), Artificial Intelligence (AI), machine learning en API-integraties om processen te stroomlijnen en te optimaliseren.

Concrete besparingen door workflow automatisering

1. Directe tijdsbesparing

De meest voor de hand liggende besparing is tijd. Taken die voorheen uren in beslag namen, kunnen vaak in seconden of minuten worden uitgevoerd door geautomatiseerde systemen. Een voorbeeld: een middelgrote onderneming die haar facturatieproces automatiseerde, reduceerde de verwerkingstijd van gemiddeld 15 minuten per factuur naar minder dan 1 minuut. Bij 500 facturen per maand betekent dit een tijdsbesparing van 117 uur per maand, oftewel bijna een volledige FTE.

2. Verhoogde nauwkeurigheid en minder fouten

Menselijke fouten zijn onvermijdelijk bij handmatige processen. Deze fouten kunnen duur zijn, zeker in kritieke processen zoals facturatie, salarisadministratie of compliance. Een Belgisch verzekeringsbedrijf dat zijn claimverwerkingsproces automatiseerde, zag het foutpercentage dalen van 5% naar minder dan 0,5%. Dit resulteerde niet alleen in directe kostenbesparingen (minder tijd besteed aan het corrigeren van fouten), maar ook in verhoogde klanttevredenheid en minder reputatieschade.

3. Verbeterde schaalbaarheid

Geautomatiseerde processen kunnen gemakkelijk worden opgeschaald zonder dat er evenredig meer personeel nodig is. Een e-commercebedrijf uit Antwerpen kon dankzij geautomatiseerde orderverwerking het aantal orders verdubbelen zonder extra personeel aan te nemen voor de administratieve afhandeling. De geschatte besparing: €120.000 per jaar aan personeelskosten.

4. Verhoogde productiviteit en focus op kernactiviteiten

Door routinetaken te automatiseren, kunnen medewerkers zich concentreren op taken die meer waarde toevoegen aan het bedrijf. Een accountantskantoor dat de gegevensverwerking automatiseerde, stelde zijn accountants in staat om 30% meer tijd te besteden aan advisering van klanten. Dit leidde tot een omzetstijging van 22% in adviesdiensten, wat aanzienlijk winstgevender is dan standaard boekhoudwerk.

5. Verbeterde compliance en risicobeheer

Geautomatiseerde processen kunnen worden ontworpen om te voldoen aan regelgeving en interne controles. Een financiële instelling die haar compliance-processen automatiseerde, verminderde het risico op boetes en sancties aanzienlijk. De geschatte jaarlijkse besparing, inclusief vermeden boetes en verminderde audit-kosten: €200.000.

Praktijkvoorbeelden van succesvolle workflow automatisering

Case 1: Automatisering van het inkoopproces

Een productiebedrijf in Gent automatiseerde zijn volledige inkoopproces, van aanvraag tot betaling. Voorheen duurde het gemiddeld 12 dagen om een inkooporder volledig af te handelen, met veel handmatige stappen en goedkeuringen via e-mail. Na automatisering werd dit teruggebracht tot 3 dagen, met volledige transparantie in elke fase van het proces.

Resultaten:

• 75% tijdsbesparing in het inkoopproces
• 15% kostenbesparing door betere leveranciersonderhandelingen en het benutten van kortingen voor vroege betaling
• 90% vermindering van spoedbestellingen door betere voorspelbaarheid
• Jaarlijkse besparing: €180.000

Case 2: Automatisering van HR-processen

Een dienstverlenend bedrijf met 250 medewerkers automatiseerde verschillende HR-processen, waaronder verlofaanvragen, onboarding van nieuwe medewerkers en prestatiebeoordeling. Voorheen werden deze processen beheerd via e-mail, Excel-spreadsheets en papieren formulieren.

Resultaten:

• 80% tijdsbesparing voor de HR-afdeling bij het verwerken van verlofaanvragen
• 50% snellere onboarding van nieuwe medewerkers
• Verbeterde medewerkerstevredenheid door snellere responstijden
• Jaarlijkse besparing: €75.000 aan directe kosten, plus verbeterde productiviteit van nieuwe medewerkers

Case 3: Automatisering van klantenservice

Een telecomoperator implementeerde een geautomatiseerd ticketsysteem en chatbots voor veelvoorkomende klantvragen. Voorheen werden alle klantvragen telefonisch of via e-mail afgehandeld door medewerkers.

Resultaten:

• 40% van de klantvragen wordt nu volledig geautomatiseerd afgehandeld
• Gemiddelde responstijd gedaald van 24 uur naar 2 uur
• Klanttevredenheid gestegen met 25%
• Jaarlijkse besparing: €250.000 aan personeelskosten

Hoe te beginnen met workflow automatisering

1. Identificeer processen met hoog automatiseringspotentieel

Begin met het in kaart brengen van processen die:

• Repetitief en regelmatig zijn
• Gebaseerd zijn op duidelijke regels
• Veel tijd in beslag nemen
• Gevoelig zijn voor menselijke fouten
• Een hoog volume hebben

Voorbeelden zijn facturatie, gegevensverwerking, rapportage, onboarding van klanten of medewerkers, en goedkeuringsprocessen.

2. Bereken de potentiële ROI

Voordat u investeert in automatisering, is het belangrijk om de potentiële return on investment (ROI) te berekenen. Houd rekening met:

• Directe tijdsbesparing (omgerekend naar arbeidskosten)
• Verminderde foutkosten
• Verhoogde productiviteit
• Verbeterde klanttevredenheid en behoud
• Implementatie- en onderhoudskosten van de automatiseringsoplossing

3. Kies de juiste tools en technologieën

Er zijn verschillende tools beschikbaar voor workflow automatisering, variërend van eenvoudige no-code platforms tot geavanceerde RPA- en AI-oplossingen. De keuze hangt af van de complexiteit van uw processen, uw budget en uw interne technische capaciteiten.

Populaire opties zijn:

• No-code platforms zoals Zapier, Make (voorheen Integromat) of Microsoft Power Automate voor eenvoudige automatisering
• RPA-tools zoals UiPath, Automation Anywhere of Blue Prism voor complexere automatisering
• Gespecialiseerde oplossingen voor specifieke afdelingen, zoals marketing automation tools of HR-automatisering

4. Begin klein en schaal op

Start met een pilot project om de waarde van automatisering aan te tonen. Kies een proces dat relatief eenvoudig te automatiseren is maar toch een significante impact heeft. Zodra u succes hebt geboekt, kunt u de automatisering uitbreiden naar andere processen.

5. Betrek medewerkers bij het proces

Automatisering kan bij sommige medewerkers zorgen oproepen over baanverlies. Het is belangrijk om duidelijk te communiceren dat het doel is om repetitief werk te elimineren, zodat medewerkers zich kunnen concentreren op meer waardetoevoegende taken. Betrek medewerkers bij het identificeren van automatiseringskansen en het herontwerpen van processen.

Conclusie

Workflow automatisering biedt aanzienlijke mogelijkheden voor kostenbesparing en efficiëntieverbetering. Door repetitieve taken te automatiseren, kunnen bedrijven niet alleen directe kosten verlagen, maar ook de productiviteit verhogen, fouten verminderen en de klanttevredenheid verbeteren.

De technologie voor automatisering is tegenwoordig toegankelijker dan ooit, met oplossingen voor bedrijven van elke grootte en in elke sector. Door strategisch te investeren in workflow automatisering, kunnen Belgische bedrijven hun concurrentiepositie versterken en zich voorbereiden op toekomstige uitdagingen.

De vraag is niet langer óf u moet automatiseren, maar welke processen u het eerst moet aanpakken om de grootste impact te realiseren. Begin vandaag nog met het identificeren van automatiseringskansen in uw organisatie en zet de eerste stappen naar een efficiënter en winstgevender bedrijf.