Verplichte e-facturatie vanaf 2026: last of kans voor KMO's?

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling elektronisch factureren. Voor veel KMO's voelt dit aan als een opgelegde last – een nieuwe regelgeving waar men tijd en geld in moet investeren. Slechts een derde van de bedrijven is vandaag al met e-invoicing bezig, dus de meerderheid moet een inhaalslag maken. Toch is deze "last" bedoeld om uw onderneming vooruit te helpen: de overheid wil administratieve rompslomp verlagen en facturatieprocessen versnellen. In dit artikel ontdekt u hoe u van de verplichte e-facturatie een kans maakt: minder papierwerk, minder fouten en snellere betalingen, zodat uw bedrijf efficiënter en future-proof wordt.

---

Waarom digitale facturatie nu verplicht wordt

De verplichting tot e-facturatie past in een bredere trend van digitale transformatie. Uit de jaarlijkse KMO-barometer blijkt dat digitalisering inmiddels de absolute topprioriteit is voor Vlaamse bedrijven – zelfs belangrijker dan het nijpende personeelstekort. De overheid wil met de nieuwe regels bedrijven een zet richting modernisering geven. Concreet mogen vanaf 2026 papieren facturen of pdf's via e-mail niet meer; facturen moeten in een gestructureerd elektronisch formaat uitgewisseld worden, idealiter via het Peppol-netwerk als standaard. Dit zal initieel extra werk vragen, maar is opgezet om administratieve lasten te verlagen en facturatie te versnellen. Bovendien wordt btw-fraude zo beter bestreden, wat een gelijker speelveld creëert.

Waarom deze haast? Klanten en partners verwachten steeds snellere service, terwijl bedrijven moeite hebben voldoende personeel te vinden. Automatisering en digitalisatie zijn niet langer "nice-to-have" maar noodzakelijk om competitief te blijven. De komst van verplichte e-facturatie zet veel ondernemers aan tot nadenken over hun processen – en dat is net de bedoeling. Wie nú actie onderneemt, kan de wet gebruiken als hefboom om de eigen werking te verbeteren.

Uitdagingen voor KMO's: voorbereiding en keuzes

Toch is de overgang geen sinecure. Maar liefst 70% van de bedrijven heeft de e-facturatie nog niet op punt staan. Vooral middelgrote KMO's hinken achterop: ze zijn vaak minder wendbaar dan starters, maar hebben ook niet altijd de interne IT-teams van grote ondernemingen. Veel zaakvoerders onderschatten het traject of zien enkel de kosten. Ruim een derde geeft aan dat e-facturatie een zware investering vergt die ze liever anders zouden besteden. Daarnaast is de keuze van het juiste systeem een drempel: er zijn tientallen aanbieders en platformen, en het is niet evident om de juiste "access point" voor het Peppol-netwerk te kiezen die past bij uw activiteiten. Dit vraagt tijd en research.

Technische aanpassingen dringen zich op. U moet uw huidige facturatieproces in kaart brengen en wellicht hertekenen: van hoe facturen nu worden opgemaakt, verstuurd en geboekt, tot hoe u ze digitaal kunt ontvangen. Idealiter integreert u uw boekhoudsoftware of ERP met een e-facturatiedienst. Dat kan complex lijken, zeker als uw processen al jaren op papier of pdf draaien.

Daarbovenop heeft de regering een boeteregeling uitgewerkt om traagheid tegen te gaan. Bedrijven die na 1 januari 2026 niet elektronisch factureren riskeren stevige boetes, oplopend van €1.500 voor een eerste inbreuk tot €5.000 voor elke volgende overtreding. Er is een korte respijtperiode van drie maanden tussen overtredingen, maar in theorie kan meteen een sanctie volgen zonder voorafgaande waarschuwing. Niet in orde zijn is dus geen optie.

Van verplichting naar opportuniteit: de voordelen op een rij

Gelukkig staat tegenover deze uitdagingen een reeks duidelijke voordelen. Wie e-facturatie tijdig omarmt, plukt er binnenkort al de vruchten van:

Tijdswinst en efficiëntie: Handmatige invoer en verwerking van facturen behoort tot het verleden. Een middelgrote onderneming die haar facturatieproces digitaliseerde, verminderde de verwerkingstijd per factuur van 15 minuten naar minder dan 1 minuut. Bij 500 facturen per maand komt dat neer op zo'n 117 uur uitgespaard – bijna een fulltime werkkracht! Facturen versturen én ontvangen gaat automatisch, zonder dat iemand pdf's moet mailen of overtypen. Dit versnelt niet alleen uw facturatie, maar hele processen stroomlijnen mee (denk aan automatische orderverwerking of koppeling met de voorraad).

Lagere kosten en foutreductie: Minder manuele arbeid betekent rechtstreeks lagere loonkosten voor administratieve taken. Bovendien daalt het aantal menselijke fouten drastisch wanneer gegevens niet meer telkens opnieuw manueel ingevoerd worden. Typ- en rekenfouten op facturen kunnen dure gevolgen hebben (onterechte betalingen, correcties, boetes). Bedrijven die overstapten op geautomatiseerde verwerking zagen het foutpercentage sterk dalen – in één case van 5% naar <0,5%. Elke fout die voorkomen wordt, bespaart tijd en geld voor herstel en verhoogt uw professionaliteit.

Snellere betalingen en gezondere cashflow: Digitale facturen komen vrijwel direct bij de klant aan in het systeem, wat doorgaans voor snellere goedkeuring en betaling zorgt. U kunt bovendien automatische herinneringen instellen op basis van klantgedrag. Zo stuurde een bedrijf notoire laatbetalers proactief een strakkere reminder met een betaallink, wat het verschil maakte tussen laat of tijdig betaald worden. Door e-facturatie wordt ook uw eigen crediteurenbeheer makkelijker: u ziet in één oogopslag welke inkomende facturen openstaan, zonder te moeten graven in papieren. Het resultaat is een betere controle over uw cashflow.

Schaalbaarheid zonder extra personeel: Een digitaal facturatieproces kan gemakkelijk meer volume aan zonder dat u evenredig moet uitbreiden met administratief personeel. Groei in omzet hoeft dus niet te stokken op een berg papierwerk. Een Antwerps e-commercebedrijf kon dankzij geautomatiseerde order- en factuurverwerking het aantal orders verdubbelen zonder extra medewerkers aan te werven, goed voor €120.000 jaarlijkse besparing op loonkosten. Met andere woorden: uw bedrijf kan groeien zonder de gewoonlijke groei in overhead.

Inzichten en strategische voordelen: Wanneer uw data digitaal en centraal beschikbaar is, krijgt u meer inzicht in uw bedrijfsvoering. U kunt makkelijker analyses doen op betaalgedrag van klanten, doorlooptijden, terugkerende fouten, enzovoort. Orde in uw processen leidt bijna altijd tot meer inzicht, en meer inzicht betekent snellere, betere beslissingen nemen. Denk aan AI-tools die op basis van uw facturatiedata voorspellen wanneer bepaalde klanten bestellen of betalen – zo kunt u proactief handelen. Bedrijven die hun processen digitaliseren, winnen aan wendbaarheid: terwijl concurrenten nog reageren, bent u al een stap voor. E-facturatie is hiermee een bouwsteen voor een future-proof onderneming.

Tevreden medewerkers en klanten: Automatisering vervangt niet zomaar mensen, het verandert hun rol ten goede. Werknemers hoeven zich niet meer uur na uur bezig te houden met saaie routinetaken, maar kunnen zich richten op waardevoller werk. In plaats van facturen over te tikken, kunnen ze klanten adviseren of problemen oplossen – "van administrator naar adviseur". Dit verhoogt de motivatie en verlaagt de kans op burn-out door repetitief werk. Ook klanten merken het verschil: digitale facturen zijn duidelijker, komen sneller aan en fouten worden bijna uitgesloten. Een soepel, professioneel facturatieproces draagt bij aan klanttevredenheid en vertrouwen.

Tips: zo bereidt u zich voor

1. Start op tijd – vandaag nog. 2026 lijkt veraf, maar de klok tikt. Wacht niet tot Q4 2025 om in actie te schieten. Er wordt een ware stormloop verwacht van bedrijven die last-minute willen schakelen, met mogelijke wachttijden en capaciteitsproblemen tot gevolg. Door nu te beginnen vermijdt u stress en kunt u gefaseerd invoeren. Begin bijvoorbeeld met enkel uitgaande facturen digitaal te verzenden, en breid dan uit naar inkomende facturen.

2. Breng uw huidige proces in kaart. Analyseer stap voor stap hoe een factuur vandaag door uw organisatie gaat – van opmaak tot verzending, boeking en archivering. Waar zitten de pijnpunten (vertraging, fouten, dubbel werk)? Documenteer welke software of middelen u al gebruikt. Deze nulmeting helpt om gericht verbeteringen door te voeren en meetbaar succes te boeken. Vaak ontdekken KMO's hierbij ook andere inefficiënties die kunnen worden aangepakt.

3. Kies een geschikt e-facturatieplatform. Beslis hoe u elektronisch gaat factureren: via uw bestaande boekhoudpakket (veel pakketten bieden modules/plugins voor Peppol), via een externe dienst of access point provider, of eventueel via een overheidsplatform. Let op dat de oplossing Peppol-compatibel is, aangezien elke onderneming minstens Peppol-facturen moet kunnen ontvangen. Vergelijk aanbieders op functionaliteiten, prijs en integratiemogelijkheden. Kies een partner die past bij uw bedrijfsomvang en -noden – en begin tijdig, want hoe dichter bij de deadline, hoe groter de rush op deze diensten.

4. Herzie en automatiseer uw workflow. Integreer de nieuwe facturatiemethode in uw operationele processen. Stel bijvoorbeeld in dat offertes bij goedkeuring automatisch omgezet worden in een e-factuur. Koppel uw verkoop- of ordersysteem aan uw facturatietool, zodat gegevens niet dubbel ingevoerd worden. Denk ook na over digitale goedkeuringsflows: wie controleert de inkomende facturen en hoe worden deze digitaal gevalideerd? Door processen te hertekenen (bijvoorbeeld met behulp van workflow-software of RPA) zorgt u dat e-facturatie geen eiland is, maar deel van een end-to-end digitale flow.

5. Betrek uw team en handelspartners. Licht uw medewerkers in over de veranderingen. Opleiding kan nodig zijn, al zal gebruiksvriendelijke software veel uit handen nemen. Benadruk de voordelen: minder routinewerk en fouten. Stem ook af met uw klanten en leveranciers. Informeer hen dat u zal overschakelen op elektronisch factureren en pols of zij er klaar voor zijn. Dit voorkomt dat e-facturen geweigerd worden of ongelezen blijven. Samen naar digitaal overstappen versterkt de samenwerking. Bovendien houden veel grotere klanten er zelf aan dat leveranciers via Peppol factureren – u toont zich dus een professionele partner.

6. Maak gebruik van steunmaatregelen. Om de investering draaglijker te maken, heeft de overheid incentives voorzien. Zo is er 120% kostenaftrek voor uitgaven in verband met e-facturatie (software-abonnementen, implementatieadvies, ...), wat betekent dat u meer van deze kosten van de winst mag aftrekken. Daarnaast genieten kleine ondernemingen van 20% investeringsaftrek op digitale investeringen. Informeer u bij uw boekhouder of op de VLAIO-website over deze voordelen en benut ze maximaal. Ze maken de ROI van e-facturatie alleen maar beter.

Conclusie: toekomstgericht aan de slag

Hoewel de verplichting tot e-facturatie misschien als extra druk voelt, biedt ze een unieke kans om uw bedrijf te moderniseren. Wie nu actie onderneemt, vermijdt boetes en zet een stap voor op de rest. U verlaagt structureel uw kosten, werkt sneller en foutlozer, en legt de basis voor verdere automatisering in uw organisatie. Bovendien tonen voortrekkerschap en efficiënte processen zich aan uw klanten: u bent een professionele partner die mee is met zijn tijd.

Kortom, u kunt deze opgelegde verandering beschouwen als een motor voor vooruitgang. Bedrijven die elektronisch factureren bouwen een voorsprong op – ze winnen tijd, inzicht en flexibiliteit, waar concurrenten misschien blijven hangen in papierwerk. Laat uw KMO niet achterop raken in de digitale transformatie.

Klaar om van verplichte e-facturatie een succesverhaal te maken? Hugarro helpt Vlaamse ondernemers om dergelijke administratieve lasten om te zetten in efficiënte workflows. Vraag vandaag nog een gratis intakegesprek aan – we maken een snelle scan van uw huidige processen en tonen hoe u met slimme automatisatie niet alleen voldoet aan de nieuwe regels, maar ook tijd en geld bespaart. Zo wordt uw onderneming écht toekomstbestendig, met minder kopzorgen en meer groeikansen.