Peppol-facturatie is sinds 2026 verplicht. Zo zet u die plicht om in tijdwinst: facturen automatisch verwerken, minder fouten en klaar voor e-reporting.
Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. De meeste KMO's zijn intussen aangesloten: facturen gaan via het netwerk de deur uit en komen er ook binnen. Alleen merken veel zaakvoerders dat er op kantoor eigenlijk weinig veranderd is. De factuur komt nu binnen als gestructureerd bestand, maar iemand opent ze nog altijd één voor één, controleert ze tegen de bestelling, typt een omschrijving over en stuurt een mailtje naar collega's met de vraag "is dit in orde?". Van Peppol-facturen automatisch verwerken is bij de meeste KMO's nog geen sprake.
Dat is jammer, want de verplichting brengt net iets mee waar u veel tijd mee kan winnen: elke Peppol-factuur is data die een computer zonder overtypen kan lezen. In dit artikel leest u waar de regels vandaag staan, wat er in 2028 nog bijkomt, en hoe u de verwerking van inkomende Peppol-facturen automatiseert zodat uw administratie er effectief lichter van wordt.
Even de feiten op een rij, want er circuleert nog veel halve informatie.
Wie de basis nog eens wil nalezen, vindt die in ons eerder artikel over verplichte e-facturatie. Hier gaan we een stap verder: wat doet u met al die binnenkomende facturen?
Op 18 juli 2026 keurde de ministerraad een voorontwerp van wet goed dat e-reporting invoert vanaf 1 januari 2028. Concreet betekent dat: de gegevens van uw facturen gaan niet alleen naar uw klant, maar bijna in realtime ook naar de fiscus. En dat in twee richtingen: de leverancier rapporteert de verkoopkant, de klant de aankoopkant. In ruil verdwijnt de jaarlijkse klantenlisting voor wie onder de nieuwe regeling valt.
Belangrijk om weten: dit is nog geen wet. Het voorontwerp ligt voor advies bij de Gegevensbeschermingsautoriteit en de Raad van State, daarna volgt het parlement. Welke factuurgegevens precies gerapporteerd moeten worden en binnen welke termijn, wordt later bij koninklijk besluit vastgelegd. De FAQ van de FOD Financiën bevestigt intussen dat ook intracommunautaire transacties volgen, uiterlijk tegen 1 juli 2030, via het Europese ViDA-pakket.
Wat betekent dat voor u? Dat uw aankoopfacturen niet langer alleen iets zijn voor de boekhouder aan het einde van het kwartaal. Als de fiscus straks zowel de verkoop- als de aankoopkant ziet, wilt u zelf ook snel en correct weten wat er binnenkomt. Een fout of een factuur die drie weken in iemands mailbox blijft liggen, valt dan sneller op.
Veel KMO's hebben de verplichting opgelost op de manier die het minst moeite kostte: een Peppol-module in het boekhoudpakket of een gratis toegangspunt, en verder dezelfde werkwijze als vroeger. Dat is perfect om in orde te zijn. Maar het grote voordeel blijft dan liggen.
Een Peppol-factuur is een gestructureerd bestand. Leverancier, btw-nummer, factuurlijnen, bedragen, btw-tarieven, betaalreferentie en vervaldatum staan er allemaal in, in een vast formaat. Een systeem kan die gegevens dus lezen zonder herkenningssoftware die moet raden wat waar staat op een pdf. Toch zien we bij KMO's vaak dezelfde handmatige stappen terugkomen:
Elke stap op zich duurt maar enkele minuten. Maal dat met tientallen of honderden facturen per maand, en u zit al snel aan dagen werk per jaar. Werk dat niemand graag doet en waar fouten insluipen.
De meeste facturen komen van een vaste groep leveranciers. Voor elke leverancier kan u regels vastleggen: welke grootboekrekening, welke kostenplaats, welk btw-regime. Vaste kosten zoals telecom, huur, software of energie kunnen zo grotendeels zonder menselijke tussenkomst klaargezet worden. Uw boekhouder of administratief medewerker controleert enkel nog de uitzonderingen.
Werkt u met bestelbonnen, werkbonnen of projecten? Dan kan een koppeling de factuurlijnen naast de bestelling leggen. Klopt het bedrag en de hoeveelheid, dan gaat de factuur meteen door. Is er een verschil, bijvoorbeeld een andere eenheidsprijs dan afgesproken, dan krijgt de juiste persoon een melding met het verschil al in beeld. Geen zoekwerk meer, geen facturen die "even" blijven liggen.
In plaats van facturen door te mailen, krijgt de verantwoordelijke een melding (in Teams, Slack of per mail) met de factuur, de match en één knop om goed te keuren. Reageert die persoon niet binnen een afgesproken termijn, dan volgt automatisch een herinnering. Zo betaalt u op tijd, vermijdt u nalatigheidsintresten en blijft uw relatie met leveranciers goed.
Niet alles in een factuur is netjes gestructureerd. Een omschrijving als "extra prestaties werf Lokeren volgens afspraak" vraagt interpretatie. Daar helpt een AI-model: het kan een voorstel doen voor het juiste project of de juiste kostenplaats op basis van eerdere facturen, en ongewone patronen signaleren (een leverancier die plots een ander rekeningnummer gebruikt, een factuur die twee keer binnenkomt). De mens beslist, de AI doet het voorwerk.
Goedgekeurde facturen kunnen automatisch in een betaalbestand of betaalvoorstel belanden, met de juiste gestructureerde mededeling. En omdat alles digitaal loopt, heeft u op elk moment een overzicht van wat nog openstaat en wat binnenkort vervalt.
Dezelfde logica werkt in de andere richting. Als uw offertes, werkbonnen of webshopbestellingen al digitaal zijn, kan de factuur er automatisch uit volgen en via Peppol vertrekken. Geen dubbele invoer tussen uw planningstool en uw boekhouding. Dat scheelt niet alleen tijd, het zorgt er ook voor dat u sneller factureert. En wie sneller factureert, wordt doorgaans ook sneller betaald.
Een goede automatisering moet zichzelf terugbetalen in uitgespaarde uren. Reken vooraf eenvoudig: hoeveel facturen verwerkt u per maand, en hoeveel minuten gaan er vandaag per factuur naar controleren, zoeken, doorsturen en inboeken? Dat getal is uw vertrekpunt.
Er is bovendien fiscale ondersteuning. Zelfstandigen, vrije beroepen en kleine vennootschappen kunnen volgens VLAIO een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen op abonnementskosten voor e-facturatiesoftware en op advieskosten voor de invoering ervan. Die maatregel geldt voor kosten tot en met 31 december 2027. Voor digitale investeringen die worden afgeschreven bestaat daarnaast een verhoogde investeringsaftrek van 20%. Vraag uw boekhouder wat in uw situatie van toepassing is.
E-facturatie via Peppol was voor de meeste KMO's een verplichting die vooral moeite kostte. Maar het fundament ligt er nu: elke factuur is gestructureerde data. Wie daar een slimme automatisering bovenop zet, verwerkt facturen in een fractie van de tijd, betaalt op tijd, heeft een actueel beeld van de cashflow en staat klaar voor e-reporting in 2028.
Benieuwd hoeveel uur uw team vandaag nog aan facturen besteedt, en welk deel daarvan een machine kan overnemen? Bij Hugarro bouwen we automatiseringen op maat die aansluiten op uw bestaande boekhouding en tools, met AI waar dat echt iets oplevert. Neem contact op met Hugarro voor een vrijblijvend gesprek, of lees meer inzichten over hoe KMO's slimmer werken met minder handmatig werk.
Meer dan de helft van de Vlaamse KMO's ziet AI als een grote kans, maar slechts 1 op 7 heeft het echt in de werking geïntegreerd. Het verschil zit niet in de technologie, maar in de aanpak.
Alles op kantoor is digitaal, alles op de baan nog op papier. Zo digitaliseert u werkbonnen in zes weken, met een realistisch prijskaartje en AI die de invoer overneemt.
Stel je voor dat uw website elke bezoeker een andere boodschap toont - op maat van hun sector, gedrag of fase in het aankoopproces. Met AI-personalisatie is dat vandaag realiteit voor Vlaamse KMO's, en het verschil in conversie is opvallend.